fbpx

Asiakasrekisterin rekisteriseloste

MATKAILU- JA RAVITSEMISKAUPAN ASIAKASREKISTERI

TIE­TO­SUO­JA­SE­LOS­TE (25.5.2018 al­kaen)

Eu­roo­pan Unio­nin ylei­nen tie­to­suo­ja-ase­tus (EU) 2016/679, ar­tiklat 12, 13, 14 ja 19

  1. Re­kis­te­rin­pi­tä­jä

Levi Suites Oy

Mariankuja 6, 99130 Sirkka

y-2425076-8

  1. Tie­to­suo­ja­vas­taa­van yh­teys­tie­dot

johanna.erkkila(at)levisuites.fi

  1. Re­kis­te­ri­asioi­ta hoi­ta­va hen­ki­lön yh­teys­tie­dot

johanna.erkkila(at)levisuites.fi

  1. Re­kis­te­rin nimi

Levi Suites asia­kas­re­kis­te­ri

  1. Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn tar­koi­tus on:

  • Huone- ja tilavarausten käsittely, palvelun tuottaminen
  • Asiakkaan tunnistaminen
  • Asiakassuhteen hoito, asiakkaan huomioiminen
  • Varauksiin liittyvä asiakasviestintä, asiakkaan kontaktointi
  • Markkinointiviestintä
  • Häiriötilanteiden selvittäminen ja niistä tiedottaminen
  • Varauspalkkioiden maksattaminen. Varauspalkkioita voivat olla esimerkiksi matkatoimistojen varauspalkkiot
  • Asiakaspalvelun kehittäminen, palvelun kehittämiseen liittyvät tutkimukset
  • Osapuolten oikeuksien turvaaminen ja palvelun oikeellisuuden varmistaminen
  1. Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn pe­rus­te

La­kiin ja ase­tuk­seen pe­rus­tu­vat

  • Kansalaisuus (asetus EU 692/2011), ostotiedot tai niiden osat kirjanpitoa varten (laki 1336/1997) Rekisteröidyn suojaamiseksi
  • Maksukorttitiedot ja niihin liittyvät osto- ja maksutapahtumat kortin myöntäneen tahon ohjeistusten mukaisesti

So­pi­mus­pe­rus­tei­ses­ti keräämme seuraavat tiedot

  • Varauksiin liittyvät asiakastiedot kuten nimi- ja yhteystiedot
  • kielikoodit, tieto kanssamatkustajista
  • laskutus- tai muut maksu- tai maksutapatiedot
  • hinnoitteluperuste, kuten tieto yritysasiakkuudesta tai muu tieto hintaan vaikuttavista tekijöistä
  • tiedot varatuista tai käytetyistä palveluista ml. varauskanava
  • varatun palvelun taso kuten huonetyyppi sekä muut tiedot halutuista palveluista

Oi­keu­te­tun edun pe­rus­teel­la ke­rät­tä­viä tie­to­ja

  • Sukupuoli, tieto menneistä ja tulevista varauksista

Re­kis­te­röi­dyn suos­tu­muk­sel­la voi­daan li­säk­si ke­rä­tä muita tie­to­ja pal­ve­lun to­teut­ta­mi­sek­si. Täl­lai­sia tie­to­ja voi­vat olla esi­mer­kik­si tieto es­teet­tö­myy­des­tä tai lentoaikatauluista

  1. Ku­vaus re­kis­te­rin­pi­tä­jän oi­keu­te­tus­ta edus­ta

Ha­luam­me pal­vel­la asiak­kai­tam­me parhaalla mahdollisella tavalla, hei­dän tar­peen­sa ja toi­veen­sa huo­mioi­den. Kun kä­sit­te­lem­me tie­toa tit­te­lis­tä, su­ku­puo­les­ta, tai tie­toa ai­em­mis­ta tai tu­le­vis­ta va­rauk­sis­ta voim­me esimerkiksi, esi­täyt­tää mat­kus­ta­ja­kor­tit, huo­mioi­da asiak­kaan toi­veet tietystä huoneistosta tai huo­mioi­da asiak­kait­am­me eri­tyi­ses­ti esi­mer­kik­si syn­ty­mä­päi­vi­nä.

  1. Kä­si­tel­tä­vät hen­ki­lö­tie­dot

Su­ku­ni­mi, etu­ni­met, yh­teys­tie­dot kuten pu­he­lin­nu­me­ro ja säh­kö­pos­tio­soi­te. Osoi­te­tie­dot kuten ko­tio­soi­te ja mah­dol­li­nen muu osoi­te kuten työ­pai­kan osoi­te asiak­kaan il­moi­tuk­sen mu­kai­ses­ti.

Kie­li­koo­di, kan­sa­lai­suus, ho­tel­lis­sa mu­ka­na yö­py­vät hen­ki­löt

Hin­ta­pe­rus­te kuten yri­tys­tie­to tai muu mah­dol­li­nen huo­ne­hin­taan vai­kut­ta­va tieto kuten kam­pan­ja­koo­di

Las­ku­tet­taes­sa las­ku­tuso­soi­te mi­kä­li muu kuin an­ne­tut muut osoi­te­tie­dot. Tieto mah­dol­li­ses­ta poik­kea­vas­ta, mui­hin asiak­kai­siin vai­kut­ta­vas­ta käyt­täy­ty­mi­ses­tä tai esi­mer­kik­si mak­sun suo­rit­ta­mat­ta­ jät­tä­mi­ses­tä.

Syn­ty­mä­ai­ka ja pas­sin nu­me­ro eril­li­sel­lä suos­tu­muk­sel­la

Tieto men­neis­tä ja tu­le­vis­ta va­rauk­sis­ta sekä osto- ja mak­su­ta­pa­tie­dot.

kon­tak­toin­ti­his­to­ria

  1. Kä­si­tel­tä­vät hen­ki­lö­tie­to­ryh­mät

Asiak­kei­den nimi- ja yh­teys­tie­dot, mark­ki­noin­ti­suos­tu­mus tai –kiel­to, tieto kanta-asiak­kuuk­sis­ta, tu­le­vien va­raus­ten tie­dot, men­nei­den ma­joi­tus­va­raus­ten tie­dot

  1. Tie­to­läh­de ja ku­vaus tie­to­läh­teis­tä, mi­kä­li tie­dot on ke­rät­ty jul­ki­sis­ta läh­teis­tä

Ke­rät­tä­vät tie­dot saa­daan suo­raan asiak­kaal­ta tai asiak­kaan va­rauk­sen tuot­ta­nees­ta jär­jes­tel­mäs­tä. Täl­lai­sia jär­jes­tel­miä voi­vat olla esi­mer­kik­si pe­rin­teis­ten mat­ka­toi­mis­to­jen käyt­tä­mät jär­jes­tel­mät tai net­ti­va­rauk­sia vä­lit­tä­vien toi­mi­joi­den jär­jes­tel­mät.

Ryh­mä­va­raus­ten yh­tey­des­sä tie­dot saa­daan va­raus­ta hen­ki­lön puo­les­ta hoi­ta­val­ta ta­hol­ta.

Vail­li­nai­sia tie­to­ja täy­den­ne­tään asiak­kaan il­moi­tuk­sen pe­rus­teel­la ho­tel­lien ke­rää­mäs­tä la­ki­sää­tei­ses­tä ma­joi­tus­re­kis­te­ris­tä (laki 308/2006)

  1. Hen­ki­lö­tie­to­jen vas­taa­not­ta­jat

Va­raus­tie­dot ja asiak­kaan ni­mi­tie­to lä­he­te­tään mat­ka­toi­mis­to­palk­kioi­ta vä­lit­tä­viin jär­jes­tel­miin, mikäli varaus on tehty tällaista kanavaa käyttäen.

Luo­vu­tam­me tie­to­ja vi­ran­omai­sil­le voi­mas­sao­le­van lain­sää­dän­nön sal­li­mis­sa ja vel­voit­ta­mis­sa ra­jois­sa esi­mer­kik­si vi­ran­omais­ten tie­to­pyyn­töi­hin vas­tat­taes­sa.

  1. Hen­ki­lö­tie­don siir­rot kol­man­teen maa­han tai kan­sain­vä­li­sel­le jär­jes­töl­le ja käy­te­tyt suo­ja­ta­keet

Henkilötietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

  1. Hen­ki­lö­tie­to­jen säi­ly­ty­sai­ka tai säi­ly­ty­sa­jan mää­rit­tä­mi­sen kri­tee­rit

Va­rauk­siin liit­ty­vä hen­ki­lö­tie­to ano­ny­mi­soi­daan tai pois­te­taan vii­meis­tään, kun hen­ki­lön vii­mei­sim­mäs­tä va­rauk­ses­ta on ku­lu­nut kolme vuot­ta. Tästä poik­keuk­se­na kir­jan­pi­to­lain­sää­dän­nön (laki 1336/1997) edel­lyt­tä­mät tie­dot.

  1. Re­kis­te­röi­dyn oi­keu­det

Re­kis­te­röi­dyl­lä hen­ki­löl­lä on oi­keus tar­kis­taa it­se­ään kos­ke­vat tie­dot ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan tai kor­ja­ta tietoja asia­kas­pal­ve­lu­pis­tees­sä, jossa pyyn­nön esit­tä­jän hen­ki­löl­li­syys to­den­ne­taan.

Re­kis­te­röi­dyl­lä hen­ki­löl­lä on oi­keus it­se­ään kos­ke­vien tie­to­jen pois­ta­mi­seen sillä edel­ly­tyk­sel­lä, ettei re­kis­te­rin­pi­tä­jäl­lä ole lain­mu­kais­ta pe­rus­tet­ta tie­don säi­lyt­tä­mi­seen. Tie­to­jen pois­to­pyyn­tö teh­dään käy­mäl­lä ho­tel­lin vas­taa­no­tos­sa, jossa pois­to­pyyn­nön te­ki­jän hen­ki­löl­li­syys to­den­ne­taan.

Mi­kä­li re­kis­te­röi­ty ha­lu­aa käyt­tää oi­keut­taan kä­sit­te­lyn ra­joit­ta­mi­seen tai vas­tus­ta­mi­soi­keut­taan, voi hän sen tehdä ot­ta­mal­la yh­teyt­tä re­kis­te­rin­pi­tä­jään. Yh­tey­den­ot­toa re­kis­te­rin­pi­tä­jään tar­vi­taan myös, mi­kä­li re­kis­te­röi­ty ha­lu­aa siir­tää tie­ton­sa jär­jes­tel­mäs­tä toi­seen

Jos hen­ki­lö ha­lu­aa käyt­tää oi­keuk­si­aan tai saada li­sä­tie­toa hen­ki­lö­tie­to­jen­sa kä­sit­te­lys­tä, hän voi olla yh­tey­des­sä tässä se­los­tees­sa mai­nit­tuun re­kis­te­rin­pi­tä­jään.

Hen­ki­löl­lä on myös oi­keus tehdä va­li­tus val­von­ta­vi­ran­omai­sel­le, jos hän kat­soo, että häntä kos­ke­vien hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lys­sä ri­ko­taan so­vel­tu­vaa tie­to­suo­ja­sään­te­lyä.

  1. Suos­tu­muk­sen pe­ruut­ta­mi­nen

Suo­ra­mark­ki­noin­ti­suos­tu­muk­sen pe­ruut­ta­mi­nen teh­dään rekisterinpitäjälle.

  1. Hen­ki­lö­tie­don an­ta­mat­ta jät­tä­mi­sen vai­ku­tuk­set so­pi­muk­sel­le

Va­raus voi­daan tehdä ai­noas­taan, mi­kä­li asiak­kaan hen­ki­lö­tie­dot luo­vu­te­taan pal­veun­tar­joa­jal­le (ho­tel­li, ra­vin­to­la, ko­kous­paik­ka). Va­raus­ta ei voida tehdä mi­kä­li tie­to­ja ei saada.

  1. Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn vai­ku­tuk­set ja ylei­nen ku­vaus tek­ni­sis­tä ja or­ga­ni­sa­to­ri­sis­ta tur­va­toi­mis­ta

Suo­jaam­me hen­ki­lö­tie­to­ja huo­lel­li­ses­ti koko nii­den elin­kaa­ren ajan käyt­tä­mäl­lä asian­mu­kai­sia tie­to­suo­ja- ja tie­to­tur­val­li­suus­kei­no­ja. Jär­jes­tel­mä­toi­mit­ta­jat kä­sit­te­le­vät hen­ki­lö­tie­to­ja tie­to­tur­val­li­sis­sa pal­ve­lin­ti­lois­sa. Pää­syä hen­ki­lö­tie­toi­hin on ra­joi­tet­tu ja hen­ki­lös­töl­lä on sa­las­sa­pi­to­vel­vol­li­suus.

Suo­jaam­me hen­ki­lö­tie­to­ja muun muas­sa en­na­koi­val­la ris­kien­hal­lin­nal­la ja tur­val­li­suus­suun­nit­te­lul­la, tie­to­lii­ken­teen suo­ja­kei­noin, tie­to­jär­jes­tel­mien jat­ku­val­la yl­lä­pi­dol­la, var­muus­ko­pioi­mal­la sekä käyt­tä­mäl­lä tur­val­li­sia lai­te­ti­lo­ja, ku­lun­val­von­taa ja tur­val­li­suus­jär­jes­tel­miä. Hen­ki­lö­tie­to­ja si­säl­tä­vät fyy­si­set asia­kir­jat säi­ly­te­tään al­ku­kä­sit­te­lyn jäl­keen lu­ki­tuis­sa ja pa­lo­tur­val­li­sis­sa säi­ly­tys­ti­lois­sa. Käyt­tö­oi­keuk­sien myön­tä­mi­nen ja seu­ran­ta on hal­lit­tua. Kou­lu­tam­me hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyyn osal­lis­tu­vaa hen­ki­lö­kun­taam­me sään­nöl­li­ses­ti ja huo­leh­dim­me siitä, että myös yh­teis­työ­kump­pa­niem­me hen­ki­lös­tö ym­mär­tää hen­ki­lö­tie­to­jen luot­ta­muk­sel­li­sen luon­teen ja tur­val­li­sen kä­sit­te­lyn mer­ki­tyk­sen. Va­lit­sem­me käyt­tä­mäm­me ali­hank­ki­jat huo­lel­li­ses­ti. Päi­vi­täm­me jat­ku­vas­ti si­säi­siä käy­tän­tö­jäm­me ja oh­jei­tam­me.

Jos kai­kis­ta suo­ja­toi­mis­tam­me huo­li­mat­ta hen­ki­lö­tie­dot jou­tu­vat vää­riin kä­siin, on mah­dol­lis­ta, että hen­ki­lö­tie­to­ja käy­te­tään vää­rin ja esi­mer­kik­si an­sait­tu­ja etuja voi­daan käyt­tää vää­rin pe­rus­tein. Jos ha­vait­sem­me täl­lai­sen ta­pah­tu­man, ryh­dym­me vii­py­mät­tä sel­vit­tä­mään sitä ja py­rim­me es­tä­mään ai­heu­tu­vat va­hin­got. In­for­moim­me tie­to­tur­va­louk­kauk­ses­ta tar­vit­ta­via vi­ran­omai­sia ja re­kis­te­röi­ty­jä lain­sää­dän­nön vaa­ti­mus­ten mu­kai­ses­ti.